如何有效充分地使用OA办公系统功能

如何有效充分地使用OA办公系统功能

有效充分地使用OA办公系统功能的方法：

一、按功能分类使用OA办公系统功能

1、标准功能分类进行推广使用

OA办公系统通用功能，可以分成流程审批、个人办公、文件资料、信息发布、行政人事、即时通讯等类型，也可以根据用户的需求，定制新的流程和模块。个人办公、文件资料、信息发布、即时通讯等一般无需太多调整，这些功能只需经过简单的培训即可使用。

2、需要调整功能的推广使用

流程审批类以及某些功能模块，一般需要根据用户单位的实际组织架构和权限进行调整，这些功能模块在正式使用之前，可以由OA软件公司和最终用户共同规划、定义、调整，并反复测试，在流程和功能成型后即可培训并推广使用。

3、定制开发功能模块的推广使用

这类功能一般在标准的OA办公系统功能中没有，需要OA软件公司针对用户的需求重新进行定制开发，因此需要选择业务和计算机比较好的用户配合进行需求的分析，在功能开发完成后反复测试，系统稳定后培训并推广使用。

二、做好OA系统管理

1、选择好系统管理，OA系统管理员是OA稳定正常运行的重要保障，是用户和OA软件公司之间的沟通的桥梁。

2、OA系统管理需熟练使用OA办公系统功能，包括一般的功能和系统管理功能，针对人员、权限等变化能够及时的通过OA系统管理工具进行调整。

3、 及时解答和收集使用的问题，分析系统使用和运行的各种问题。

三、 结合实际情况并深入使用OA办公系统功能

1、在功能的使用上可以考察从简单到复杂，模块由少到多。

2、结合部门的业务和管理需求，提高使用人员的积极。

进行OA系统内部推广时，首先针对计算机基础比较好的人员或核心业务部门进行，并在此基础上逐步展开。在使用中充分结合部门的业务和管理需求，解决实际的问题，提高提高使用人员的积极性，并形成良好的习惯和制度。

3、做好各项技术支持服务，确保系统的稳定运行，及时解答和解决系统使用和运行中出现的各种问题，用户单位内部、用户和OA软件厂商之间保持良好的沟通。

在结合用户需求的基础上实施OA办公系统，让绝大多数人都能够熟练和有效的使用OA办公系统功能，充分发挥OA系统的协同和协作效果，实现办公效率和管理的提升。对系统功能深入和有效的应用，从而在整体上发挥OA办公系统效能。